Sales Operations

La pianificazione delle vendite e delle operazioni (S&OP) è un processo di pianificazione integrato che allinea la domanda, l’offerta e la pianificazione finanziaria ed è gestito come parte della pianificazione generale di un’azienda. S&OP è progettato ed eseguito per supportare il processo decisionale esecutivo relativo all’approvazione di un piano materiale e finanziario fattibile e redditizio.
Il processo di Sales and Operations Planning (S&OP) permette di abbinare meglio l’offerta di un produttore con la domanda facendo in modo che il reparto vendite collabori con le operazioni per creare un unico piano di produzione. L’obiettivo più ampio è allineare le operazioni quotidiane con la strategia aziendale.
In pratica, altri dipartimenti strettamente coinvolti nella domanda e nell’offerta dell’equazione partecipano in genere al processo di S&OP, inclusi marketing, approvvigionamento, produzione, trasporti e finanza.

Processo di pianificazione delle vendite e delle operazioni
Il processo di S&OP si compone di diverse fasi, solitamente svolte in incontri periodici. I nomi e i numeri delle fasi del processo di pianificazione di ciascuna azienda variano, ma tutti hanno in comune quanto segue:

  • Raccolta dati: raccolta di previsioni esistenti e informazioni su variabili chiave, come scorte, vendite recenti e disponibilità liquide;
  • Pianificazione della domanda: processi per l’analisi, la previsione e l’influenza della domanda, inclusi il rilevamento della domanda e il modellamento della domanda;
  • Pianificazione della produzione (fornitura): valutazione della capacità e dei vincoli di produzione e distribuzione;
  • Allineamento della domanda e dei piani di produzione, assicurando che soddisfino i requisiti finanziari e gli obiettivi aziendali e predisponendo raccomandazioni;
  • Approvazione finale a seguito della revisione globale per piano.

L’S&OP è strettamente correlato e spesso è un componente della pianificazione aziendale integrata (IBP), un processo di pianificazione più completo e a lungo termine che raccoglie i piani di ogni dipartimento e li lega alla performance finanziaria (financial planning) e alla strategia dell’azienda.

Vantaggi del Sales & Operations Planning
Oltre a migliorare l’accuratezza delle previsioni, l’S&OP può ridurre i costi di inventario, che, a loro volta, possono aumentare il capitale circolante impegnando meno denaro nell’inventario. Il processo di S&OP può anche aumentare i ricavi e la quota di mercato migliorando l’efficacia di nuovi prodotti e iniziative di marketing.
Le migliori tariffe di consegna puntuali rese possibili da S&OP possono portare a una maggiore soddisfazione del cliente e agli ulteriori vantaggi che ne derivano, come un aumento delle vendite.
Una migliore visibilità su vendite, marketing, operazioni e dati finanziari è un altro vantaggio pubblicizzato dai sostenitori di S&OP. Inoltre, l’utilizzo di software S&OP specializzato per automatizzare il processo può abbreviare i cicli di pianificazione, riducendo così i costi di manodopera e aumentando la produttività poiché i dipendenti sono alleggeriti dal lavoro ingombrante e spesso manuale coinvolto nella preparazione delle previsioni e nella collaborazione su un piano unificato.

Software per Sales & Operations Planning
Sebbene l’S&OP sia prima di tutto un processo, non una tecnologia, diversi tipi di software svolgono spesso ruoli importanti nell’automazione del processo e facilitano la collaborazione tra vendite, marketing, finanza e operazioni, rendendo i dati rilevanti più accessibili e fornendo analisi e simulazione di cosa- se scenari.

Le previsioni di vendita possono essere preparate da strumenti di analisi o previsione specializzati o da software di pianificazione della domanda, ma molte aziende gestiscono ancora questa fase con spreadsheet. La pianificazione della produzione viene spesso gestita da un modulo dedicato, parte dell’applicazione software ERP o delle applicazioni di Material Requirements Planning (MRP).

Con quale frequenza i piani della supply chain corrispondono esattamente a ciò che accade nella realtà? È probabile che ci sia spesso una deviazione; anche il più solido processo di pianificazione delle vendite e delle operazioni (S&OP) non può tenere conto di ogni eventualità.

È qui che la Sales and Operations Execution (S&OE) si è rivelata cruciale, fornendo un processo per affrontare le complicazioni quotidiane della gestione della supply chain e garantendo l’allineamento tra il piano strategico e l’esecuzione. In effetti, S&OP e S&OE efficaci non possono esistere l’uno senza l’altro e i gestori della catena di approvvigionamento di maggior successo riconoscono e sfruttano questa relazione simbiotica.

Cosa si intende per Sales Operations?

Create per ottimizzare gli aspetti organizzativi legati alle attività di vendita, le operazioni di vendita, o sales operations, si occupano di attuare sistemi, strategie, metodi di comunicazione e attività in grado di garantire che l’intero processo di vendita avvenga in modo efficace.
Può succedere che i responsabili aziendali commettano l’errore di considerare le operazioni di vendita (sempre più spesso vengono chiamate revenue operations) come un costo, invece che come una potenziale fonte di entrate. In genere, oggigiorno, le aziende ne hanno compreso il valore e sanno che le operazioni di vendita aiutano tutti gli altri reparti a lavorare meglio. Le operazioni di vendita hanno un ruolo essenziale nella crescita dell’attività.
Negli ultimi anni, grazie alla disponibilità dei dati e alla digitalizzazione dei processi di acquisto anche a livello aziendale le funzioni di vendita sono diventate più complesse. Così, se un tempo le sales operations misuravano solo la produttività dei venditori, ora acquisiscono sempre di più un ruolo chiave per la crescita e la competitività delle aziende.
È importante non confondere le sales operations con il termine “sales operations and planning” che è proprio delle aziende produttive e fa riferimento all’ottimizzazione della supply chain in riferimento alla produzione e alle vendite.

Sales Operation Planning

L’attività di Sales Operation Planning è un’attività di pianificazione e programmazione della produzione per creare valore.
Gli scopi delle sales operations possono sempre rientrare in 3 funzioni primarie e 2 funzioni secondarie.
Funzioni primarie:

  • metodologie di vendita
  • sales enablement o applicazione delle metodologie
  • analisi (dei clienti e/o della concorrenza)

Funzioni secondarie:

  • compiti amministrativi
  • sales tools

Il ruolo delle sales operations esiste quasi esclusivamente nelle grandi organizzazioni, ma questo non vuol dire che il problema di organizzare le funzioni di vendita non sia presente in realtà più piccole. Le sales operations sono fondamentali ovunque si voglia vendere in modo efficiente.

Un protagonista di sales operations deve essere in grado di operare a livello tattico e strategico. Deve avere completa visibilità dell’organizzazione di vendita e ha bisogno di identificare gli eventuali punti deboli o gli anelli mancanti. Il suo ruolo è quello di proporre soluzioni ai punti deboli identificati, come ad esempio identificando trend per cross selling, i fattori che influenzano le chiusure delle trattative e identificando touchpoint da presidiare e supporti da realizzare per agevolare il processo di vendita.

Sono due le figure professionali che giocano un ruolo determinante all’interno di questi scenari: il Sales Operation Manager e il Sales Operation Analyst.

Sales Operation Manager

Il ruolo di un responsabile delle operazioni di vendita (Sales Operations Manager) è identificare modi per semplificare i processi di vendita, spesso attraverso l’automazione. I responsabili delle operazioni di vendita spesso gestiscono un team di analisti o specialisti delle operazioni di vendita.
Il responsabile delle operazioni di vendita in genere crea report che vengono utilizzati da venditori, responsabili delle vendite e dirigenti per prendere decisioni basate su dati storici, risultati attuali e previsioni future.
Le descrizioni del lavoro del responsabile delle operazioni di vendita spesso variano in base all’azienda o al livello di esperienza per cui l’azienda sta assumendo.

Sales Operation Analyst

Gli analisti delle operazioni di vendita sono quelli che svolgono un ruolo fondamentale nello sviluppo e nel miglioramento dei processi di vendita per le aziende. Aiutano le aziende a incrementare le vendite e le entrate fornendo informazioni utili sulle attività di vendita per informare il processo decisionale dei senior manager. Pertanto, gli analisti delle operazioni di vendita generalmente lavorano in un ambiente ad alta pressione e richiedono molte competenze per avere successo nel lavoro.

Cosa fa un Sales Operations Analyst?

I sales operations analyst sono responsabili della collaborazione con i dipartimenti vendite, prodotti, operazioni, marketing, finanza e parti esterne nell’analisi e nella creazione di report di vendita. Devono anche fare previsioni di vendita, pianificazione del budget, gestione dei progetti e comunicazione con i clienti.

I leader della catena di approvvigionamento che implementano un processo S&OP maturo possono aspettarsi ritorni significativi, tra cui un aumento dei ricavi e della redditività.

Il processo di sales planning & operations spesso può essere complicato per i leader della pianificazione della supply chain. È fondamentale per il successo aziendale, ma raramente esprime tutto il suo potenziale. Questo perché si basa, più di qualsiasi altro processo della catena di approvvigionamento, su persone provenienti da funzioni esterne alla catena di approvvigionamento che riconoscono e affrontano le interdipendenze tra progetti, lanci di prodotti e eliminazione graduale e tutte le altre cose che costituiscono l’attività di un’organizzazione.

“L’S&OP è il processo inter-funzionale più importante e critico”, afferma Micheal Youssef, Senior Director Analyst, Gartner. “Se l’S&OP viene eseguito correttamente, porta a rendimenti significativi, incluso un aumento dei ricavi e della redditività”.

Tuttavia, le attivita’ pertinenti le operazioni di vendita e la pianificazione della catena di approvvigionamento sono spesso difficili, perché sono costituite da così tanti componenti e persone, che devono essere tutti allineati per lavorare verso un obiettivo comune.

I leader della supply chain possono iniziare a generare più valore aziendale dal processo S&OP tenendo in considerazione i seguenti aspetti:

  • S&OP deve essere orientato alla decisione,
  • S&OP deve essere focalizzato sul raggiungimento degli obiettivi aziendali,
  • S&OP deve essere un processo a medio termine,
  • S&OP deve essere basato su scenari,
  • S&OP deve sempre evolversi per migliorare.