Attorno al concetto di pianificazione e programmazione della produzione c’è, talvolta, un po’ di confusione. Alcuni la confondono con la schedulazione, altri la limitano alla pianificazione dei materiali risultante dal calcolo dell’MRP (Material Requirements Planning) o, ancora, ad una semplice calendarizzazione delle attività.
Cosa si intende per pianificazione della produzione?
Pianificare la produzione significa determinare cosa e come un’azienda manifatturiera dovrà produrre sul medio-lungo termine.
Si tratta, in sostanza, di fare una previsione delle quantità e della tipologia di prodotti da realizzare e, in base ad essa, organizzare il proprio reparto produttivo, definendo le risorse da impiegare (materiali, macchine, persone) e i tempi entro cui potranno essere completati gli ordini.
Quest’attività si basa su diversi fattori:
- la quantità di ordini già confermati o in fase di definizione;
- la quantità di macchine e di personale che l’azienda ha a disposizione;
- il budget di vendita o, più semplicemente, economico, stabilito dal management;
- l’eventuale stagionalità della domanda (in genere in base al tipo di prodotto);
- le previsioni fornite dai clienti.
Avere un piano di programmazione della produzione a lungo termine consente all’azienda di capire se si potrà essere in grado di soddisfare la domanda (efficacia), e se riuscirà a farlo nei tempi previsti (efficienza). Maggiori saranno l’efficacia e l’efficienza, più alto sarà il livello di servizio fornito ai clienti e l’azienda lavorerà con profitto.
Di seguito sono riportate le 6 caratteristiche chiave che ogni pianificazione e controllo della produzione efficace deve avere.
1. Previsioni affidabili
Per pianificare in modo efficace, è necessario disporre di una stima delle vendite potenziali con un buon grado d’attendibilità. È possibile prevedere le vendite basandosi sulle storicizzazioni, sui trend della domanda e/o sugli ordini ricevuti, ma sul mercato sono disponibili varie soluzioni software pianificazione produzione in grado di supportare questo processo in maniera del tutto automatizzata ed integrata con il sistema aziendale. Non bisogna però dimenticare che i metodi e gli strumenti sono strettamente correlati tra loro: l’introduzione di un nuovo sistema informatico per supportare l’attività di pianificazione richiede necessariamente una revisione delle metodologie utilizzate e viceversa.
2. Controllo del magazzino
Il magazzino deve essere sottoposto ad attività di pianificazione e controllo capaci di determinare i livelli di scorta adeguati ad alimentare correttamente il flusso produttivo e a garantire il livello di servizio richiesto dal cliente. Per questo motivo è molto importante monitorare costantemente le prestazioni e l’efficienza del magazzino con specifici sistemi di KPI (Key Performance Indicators) che siano di sostegno all’analisi delle performance complessive dell’azienda.
3. Rispetto dei vincoli
Il programma di pianificazione deve massimizzare la capacità produttiva aziendale, ma mai superarla. Rispettare i vincoli produttivi e ottimizzare gli intervalli di tempo che intercorrono tra vari i processi della linea produttiva assicura una produzione efficiente e scongiura il rischio di ritardi. Nel pianificare produzione è bene ricordare che improvvisi cambiamenti di priorità o altri eventi inaspettati si possono sempre verificare.
4. Controllo Avanzamenti e tempistiche
Tipicamente, il modo più semplice per determinare le fasi di produzione consiste nel mappare i processi nell’ordine in cui accadono e poi aggiungervi il tempo medio impiegato. Bisogna però considerare che non tutti i passaggi avvengono in sequenza, ma possono anche verificarsi contemporaneamente.
Dove il processo è ripetuto o simile, è meglio standardizzare l’attività e il tempo impiegato: documentare le attività simili e usarle come una base per stabilire future routines e tempistiche accelera il processo di pianificazione in modo significativo.
Durante la fase di mappatura del processo, inoltre, si possono identificare eventuali inefficienze. Utilizzando i principi di Lean Manufacturing o altre metodologie di efficientamento operativo, è possibile eliminarle, velocizzare i processi, migliorare le tempistiche di consegna e ridurre i costi.
5. Fattori di rischio
Occorre valutare i fattori di rischio raccogliendo informazioni storiche su esperienze precedenti simili, contenenti indicazioni dei tempi, dei materiali e dei fallimenti incontrati.
Dove i rischi sono significativi, occorre veicolare un metodo di analisi dei modi e degli effetti dei guasti (FMEA): questo metodo, molto comune dei contesti manifatturieri, consente di studiare e determinare modi per diminuire i potenziali problemi all’interno delle operazioni aziendali.
6. Gestire il cambiamento
Una delle tante sfide nella pianificazione della produzione è rappresentata dalle modifiche negli ordini. Gestire il cambiamento non è sempre facile e talvolta può arrivare a richiedere la creazione di un piano di produzione originale.
Riunioni e follow-up con le varie funzioni aziendali coinvolte nei processi permettono di minimizzare i problemi legati al cambiamento. Anche in questo caso, i software a supporto dei processi si rivelano utili nel definire le modifiche necessarie da apportare all’interno dei processi aziendali.
Pianificare la produzione in modo manuale vs. la gestione digitale
La pianificazione della produzione manuale rappresenta il fulcro di ogni processo di programmazione della produzione all’interno di un’azienda manifatturiera. Questa tipologia di pianificazione si ritrova, generalmente, nelle aziende piccole, che possono permettersi di gestire la produzione in modo relativamente semplice. Questo è possibile principalmente perché i prodotti da realizzare non sono molto complessi e perché gli imprevisti non avvengo quasi mai. È facile capire che questi scenari sono, oggi, estremamente sporadici e rari.
La pianificazione manuale porta con sé diversi svantaggi:
- L’incapacità di reagire rapidamente agli imprevisti
- L’enorme difficoltà a gestire i dati mancanti
- La scarsa visione sugli scenari produttivi futuri
- La difficoltà di comunicazione e collaborazione tra i reparti di produzione
- La condivisione delle informazioni tra i vari attori coinvolti (Produzione, Logistica, Acquisti, Vendite)
- L’isolamento delle informazioni in “compartimenti stagni”
- La lenta e macchinosa ri-pianificazione in caso di errori
Una pianificazione di questo tipo risulta sempre più anacronistica e difficile da gestire.
Quando questo tipo di produzione incomincia a rappresentare un ostacolo, anziché un supporto per il reparto produttivo, è probabilmente venuto il momento di valutare soluzioni alternative a supporto delle attività di pianificazione e schedulazione della produzione.
I vantaggi della gestione digitale della pianificazione
Una pianificazione della produzione di tipo digitale è in grado – sfruttando soluzioni software all’avanguardia – di permettere una migliore programmazione della produzione e una gestione più collaborativa, aggiornata e puntuale. I benefici che un’azienda manifatturiera ricava grazie all’utilizzo di una pianificazione digitale sono di diverso tipo e vanno a servire diversi reparti, dalle operations alle vendite, dal management alla pianificazione. I benefici più immediati sono:
- La riduzione delle attività a basso valore
- L’eliminazione dei cosiddetti “mancanti”
- La saturazione delle risorse produttive
- La riduzione dei lead time di produzione
- La riduzione dei “fermo macchina”
- L’individuazione preventiva delle criticità
- Il miglioramento del livello di servizio offerto
- La riduzione dei livelli di magazzino
- L’aumento del turn over di magazzino.